§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- 1. Administratorem danych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), w odniesieniu do danych osobowych Użytkowników, będących osobami fizycznymi, jest Q8media Sp. z o.o., ul. J.U. Niemcewicza 26, 71-520 Szczecin, NIP: 8513279017, REGON: 522848246, KRS: 0000987654 (dalej: „Q8media”).
- 2. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO.
- 3. Wszelkie wyrazy lub wyrażenia pisane w treści niniejszej Polityki Prywatności z dużej litery należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w Regulaminie Serwisu internetowego www.igiel.art
§ 2
RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH,
CEL I ZAKRES ZBIERANIA DANYCH
1. CEL PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA. Administrator przetwarza dane osobowe:
- 1.1. Usługobiorców Serwisu:
- a) w celu wykonania Umowy Rezerwacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (realizacja umowy),
- b) w celu wysłania wiadomości do Usługobiorcy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy),
- i) w celu prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest dbanie o poufności informacji przedsiębiorstwa oraz właściwą organizację pracy),
- 1.2. dostawców i kontrahentów Administratora będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą:
- a) w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy),
- b) w celu zawarcia u wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą),
- c) w celu prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze) i w związku z przepisami takimi jak ustawa o rachunkowości, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku od towaru i usług oraz ogółem przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań podatkowych jak i innych przepisów dotyczących podatków),
- d) w celu obrony przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora polegających na dbaniu o swoje interesy),
- e) w celu zgłaszania oraz rozpatrywania reklamacji, ewentualnych skarg czy pozostałych wniosków dotyczących współpracy, na postawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na dbaniu o właściwą realizację umowy i jakość dostarczanych produktów/usług w ramach współpracy),
- 1.3. osób reprezentujących dostawców i kontrahentów:
- a) w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na dążeniu do zawarcia umowy),
- b) w celu zawarcia u wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na właściwym wykonaniu umowy),
- c) w celu prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze) i w związku z przepisami takimi jak ustawa o rachunkowości, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku od towarów i usług oraz ogółem przepisów regulujących zasady powstawania, ustalania oraz wygasania zobowiązań podatkowych jak i innych przepisów dotyczących podatków),
- d) w celu obrony przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora polegających na dbaniu o swoje interesy),
- e) w celu zgłaszania oraz rozpatrywania reklamacji, ewentualnych skarg czy pozostałych wniosków dotyczących współpracy na postawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na dbaniu o właściwą realizację umowy i jakość dostarczanych produktów/usług w ramach współpracy),
- f) w celu wystawiania referencji na podstawie art. 6 ust. 1lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora),
- 1.4. osób, z którymi prowadzona jest korespondencja (pocztą tradycyjną oraz elektroniczną),
- a) w celu wysyłki i odbioru korespondencji listownej/elektronicznej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest dążenie do właściwego załatwienia sprawy, dbanie o jakość współpracy, udzielanie odpowiedzi na nadsyłaną korespondencję oraz załatwianie wszelkich spraw będących jej przedmiotem),
- b) w celu prowadzenia rejestru korespondencji, na postawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest dbanie o właściwy przepływ informacji i dbanie o właściwą organizację pracy),
- c) w celu obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń na postawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO (przetwarzanie jest niezbędne w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających na dbaniu o jego interesy).
2. RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH. Usługobiorca podaje w przypadku przetwarzania danych do:
- 2.1. celów, o których mowa w § 2 pkt 1.1: imię i nazwisko, adres mailowy, numer telefonu,
- 2.2. celów, o których mowa w § 2 pkt 1.2: imię i nazwisko, firma, adres siedziby, numer telefonu, e-mail, NIP, REGON,
- 2.3. celów, o których mowa w § 2 pkt 1.3: imię i nazwisko, firma, adres siedziby, numer telefonu, e-mail, NIP, REGON,
- 2.4. celów, o których mowa w § 2 pkt 1.4: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres mailowy.
3. OKRES ARCHIWIZACJI DANYCH OSOBOWYCH. Dane osobowe Usługobiorców przechowywane są przez Administratora:
- 3.1. dla realizacji celów, o których mowa w § 2 pkt 1.1 – w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy, tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, a po tym czasie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat sześć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata,
- 3.2. dla realizacji celów, o których mowa w § 2 pkt 1.2 oraz pkt 1.3:
- w celu rozpatrzenia złożonej oferty – do czasu jej rozpatrywania,
- w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy – do czasu jej podpisania bądź odstąpienia od podpisania umowy,
- w celu zawarcia i wykonania umowy – do czasu zakończenia umowy,
- w celu wypełnienia obowiązku prawnego względem organów publicznych w zakresie zgłoszeń zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych – 10 lat od zakończenia umowy zlecenia,
- w celu prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej – 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym powstał obowiązek podatkowy,
- w celu obrony przed roszczeniami i dochodzeniem roszczeń – 6 lat od zakończenia umowy,
- w celu nadania i realizacji upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – do czasu ustania upoważnienia,
- w celu prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych – 6 lat od ustania upoważnienia,
- 3.3. dla realizacji celów, o których mowa w § 2 pkt 1.4:
- w celu wysyłki i odbioru korespondencji – do czasu załatwienia sprawy będącej przedmiotem korespondencji,
- w celu prowadzenia rejestru korespondencji – 6 lat od zarejestrowania korespondencji w dzienniku korespondencji,
- w celu obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń – 6 lat od nadania lub odbioru korespondencji.
- 4. Podczas korzystania z Serwisu mogą być pobierane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP przypisany do komputera Usługobiorcy lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego.
- 5. Po wyrażeniu odrębnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO dane mogą przetwarzane również w celu przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną lub wykonywania telefonicznych połączeń w celu marketingu bezpośredniego – odpowiednio w związku z art. 10 ust. 2 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub art. 172 ust. 1 Ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku – Prawo Telekomunikacyjne, w tym kierowanych w wyniku profilowania, o ile Usługobiorca wyraził stosowną zgodę.
- 6. Od Usługobiorców mogą być także gromadzone dane nawigacyjne, w tym informacje o linkach i odnośnikach, w które zdecydują się kliknąć lub innych czynnościach, podejmowanych w Serwisie. Podstawą prawną tego rodzaju czynności jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.
- 7. Podanie danych osobowych przez Usługobiorcę jest dobrowolne, jednakże konieczne do realizacji celów, o których mowa w niniejszym paragrafie.
- 8. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są:
- 8.1. przetwarzane zgodnie z prawem,
- 8.2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
- 8.3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
§ 3
UDOSTĘPNIENIE DANYCH OSOBOWYCH
- 1. Dane osobowe Usługobiorców przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator, a w szczególności do:
- 1.1. dostawcy oprogramowania umożliwiającego prowadzenie działalności,
- 1.2. dostawcy oprogramowania potrzebnego do prowadzenia serwisu internetowego,
- 1.3. hostingodawcy,
- 1.4. podmiotów nadzorujących działalność Administratora,
- 1.5. podmiotów upoważnionych na podstawie ustaw,
- 1.6. dostawców usług prawnych,
- 1.7. dostawców systemów płatności,
- 1.8. biura księgowego,
- 1.9. dostawców usług pocztowych.
- 2. Dostawcy usług, o których mowa w pkt 1 niniejszego paragrafu, którym przekazywane są dane osobowe, w zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, albo podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające) albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania (administratorzy).
- 3. Dane osobowe Usługobiorców są przechowywane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), z zastrzeżeniem § 5 pkt 5, § 6 oraz § 7 Polityki Prywatności.
§ 4
PRAWO KONTROLI, DOSTĘPU DO TREŚCI
WŁASNYCH DANYCH ORAZ ICH POPRAWIANIA
- 1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
- 2. Podstawy prawne żądania:
- 2.1. dostęp do danych – art. 15 RODO,
- 2.2. sprostowanie danych – art. 16 RODO.
- 2.3. usunięcie danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO,
- 2.4. ograniczenie przetwarzania – art. 18 RODO,
- 2.5. przeniesienie danych – art. 20 RODO,
- 2.6. sprzeciw – art. 21 RODO,
- 2.7. Cofnięcie zgody – art. 7 ust. 3 RODO.
- 3. W celu realizacji uprawnień, o których mowa w pkt 2 można wysłać stosowną wiadomość e-mail na adres: kontakt@q8media.pl
- 4. W sytuacji wystąpienia przez Usługobiorcę z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, Administrator spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – Administrator nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Usługobiorcę uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania – o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.
- 5. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 5
PLIKI „COOKIES”
- 1. Strona Administratora używa plików „cookies”.
- 2. Instalacja plików „cookies” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług na stronie internetowej Serwisu. W plikach „cookies” znajdują się informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony, a także dają one także możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin strony internetowej.
- 3. W ramach strony stosowane są dwa rodzaje plików „cookies”: „sesyjne” oraz „stałe”.
- 3.1. „Cookies” „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Usługobiorcy do czasu wylogowania (opuszczenia strony),
- 3.2. „Stałe” pliki „cookies” przechowywane są w urządzeniu końcowym Usługobiorcy przez czas określony w parametrach plików „cookies” lub do czasu ich usunięcia przez Usługobiorcę.
- 4. Administrator wykorzystuje własne pliki cookies w celu lepszego poznania sposobu interakcji Usługobiorców w zakresie zawartości strony. Pliki gromadzą informacje o sposobie korzystania ze strony internetowej przez Usługobiorcę, typie strony, z jakiej Usługobiorca został przekierowany oraz liczbie odwiedzin i czasie wizyty Usługobiorcy na stronie internetowej. Informacje te nie rejestrują konkretnych danych osobowych Usługobiorcy, lecz służą do opracowania statystyk korzystania ze strony.
- 5. Administrator wykorzystuje zewnętrzne pliki cookies w celu:
- 5.1. Zbierania ogólnych i anonimowych danych statycznych za pośrednictwem narzędzi analitycznych Google Analytics (administrator cookies zewnętrznego: Google LLC. z siedzibą w USA).
- 5.2. Mierzenie skuteczności reklam na podstawie analizy działań podejmowanych przez użytkowników w Serwisie za pośrednictwem usługi Piksel (administrator cookies zewnętrznego: Facebook Inc. z siedzibą w USA).
- 5.3. Automatyzowania działania Serwisu w odniesieniu do Usługobiorców, np. poprzez zastosowanie rozwiązań pozwalających na automatyczne przesłanie maila do użytkownika po odwiedzeniu konkretnej podstrony, o ile wyraził on zgodę na otrzymywanie korespondencji handlowej od Administratora.
- 6. Pliki cookies mogą być również wykorzystywane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, w celu wyświetlania reklam dopasowanych do sposobu, w jaki Usługobiorca korzysta z Serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji Usługobiorcy lub czasie pozostawania na danej stronie.
- 7. Usługobiorca ma prawo zadecydowania w zakresie dostępu plików „cookies” do swojego komputera poprzez ich uprzedni wybór w oknie swojej przeglądarki. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
§ 6
USŁUGI DODATKOWE ZWIĄZANE
Z AKTYWNOŚCIĄ UŻYTKOWNIKA W SERWISIE
- 1. W Serwisie wykorzystywane są tzw. wtyczki społecznościowe („wtyczki“) serwisów społecznościowych. Wyświetlając stronę internetową www.igiel.art, zawierającą taką wtyczkę, przeglądarka Usługobiorcy nawiąże bezpośrednie połączenie z serwerami Facebook oraz Google.
- 2. Zawartość wtyczki jest przekazywana przez danego usługodawcę bezpośrednio do przeglądarki Usługobiorcy i integrowana ze stroną. Dzięki tej integracji, usługodawcy otrzymują informację, że przeglądarka Usługobiorcy wyświetliła stronę www.igiel.art, nawet jeśli Usługobiorca nie posiada profilu u danego usługodawcy, czy nie jest u niego akurat zalogowany. Taka informacja (wraz z adresem IP Usługobiorcy) jest przesyłana przez przeglądarkę bezpośrednio do serwera danego usługodawcy (niektóre serwery znajdują się w USA) i tam przechowywana.
- 3. Jeśli Usługobiorca zaloguje się do jednego z powyższych serwisów społecznościowych, to usługodawca ten będzie mógł bezpośrednio przyporządkować wizytę na stronie www.igiel.art do profilu Usługobiorcy w danym serwisie społecznościowym.
- 4. Jeśli Usługobiorca użyje danej wtyczki, np. klikając na przycisk „Lubię to” lub przycisk „Udostępnij”, to odpowiednia informacja zostanie również przesłana bezpośrednio na serwer danego usługodawcy i tam zachowana.
- 5. Cel i zakres gromadzenia danych oraz ich dalszego przetwarzania i wykorzystania przez usługodawcę jak również możliwość kontaktu oraz prawa Usługobiorcy w tym zakresie i możliwość dokonania ustawień zapewniających ochronę prywatności Usługobiorcy zostały opisane w polityce prywatności usługodawców:
- 6. Jeśli Usługobiorca nie chce, aby serwisy społecznościowe przyporządkowywały dane zebrane w trakcie odwiedzin na stronie www.igiel.art bezpośrednio jego profilowi w danym serwisie, to przed wizytą na stronie www.igiel.art musi wylogować się z tego serwisu. Usługobiorca może również całkowicie uniemożliwić załadowanie na stronie wtyczek stosując odpowiednie rozszerzenia dla przeglądarki, np. blokowanie skryptów za pomocą „NoScript“.
- 7. Administrator wykorzystuje na swojej stronie narzędzia marketingowe i remarketingowe tj.:
- 7.1. Google Ads. Wiąże się to z wykorzystywaniem plików cookies firmy Google LLC dotyczących usługi Google Ads. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies Usługobiorca ma możliwość zdecydowania, czy Usługodawca będzie mógł korzystać z Google Ads (administrator cookies zewnętrznego: Google LLC. z siedzibą w USA) w stosunku do niego.
- 7.2. Piksel Facebook. Zastosowanie usługi Piksel powoduje, że serwis Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA) wie, że Usługobiorca zarejestrowany w Facebook korzysta z Serwisu. Facebook bazuje w tym wypadku na danych, wobec których sam jest administratorem. Administrator nie przekazuje od siebie żadnych dodatkowych danych osobowych serwisowi Facebook. Usługa Piksel bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym Usługobiorcy. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies Usługobiorca ma możliwość zdecydowania, czy Usługodawca będzie mógł korzystać z Piksela (administrator cookies zewnętrznego: Facebook Inc. z siedzibą w USA) w stosunku do niego.
§ 7
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- 1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
- 2. Administrator udostępnia odpowiednie środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione, danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.
- 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności stosuje się odpowiednio przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.